出版社如何管理数字出版文档

图书工作室 讯：

出版社如何管理数字出版文档

核心问题

    出版业离不开文档，数字出版更是离不开文档管理。在运作数字出版项目的过程中，层出不穷的文档应该怎样管理？有哪些必要环节？

    为确保项目严格按照质量管理体系及相关规范有序地进行，对项目中形成的文档和记录（包括开发文档、管理文档、培训文档、决策文档等），都必须实施有效的控制和管理。

    文档管理需要有一定的规范。在管理之初，需要对所有的项目文档格式进行统一化，并设置属性。主要包括：

    1.文档编号规则：项目编号—文档分类编号—日期〔标题〕。

    2.状态属性分为草稿、已校正和正式发布三种。

    3.安全级别定义文档的保密性，可以根据其可见性分为公开、内部使用、机密等。

    4.通用格式：封面+变更说明+目录+正文。

    5.变更说明：以表格形式说明什么人在什么时候对文档做了哪些改动。

    此外，还需要通过对项目文档版本的控制，记录项目实施过程中各阶段环节的发展变化情况，确保由不同人员所编辑的文档得到一致的更新和维护。主要包括：

    1.目录设置，对于文档的版本控制，具体可实施分级管理，即形成：“项目名称/实施阶段/文档名称”的结构。

    2.文件名设置，要求简明易懂。

    3.版本号管理，创建文档时为1.0版，需要调整时，在此基础上进行版本升级，并签属更改人及更改时间，在每一份文档的开头，用表格说明版本控制的信息。

    最后，在项目实施过程中，如果出现项目计划外的变更情况，应该对变更进行书面记录，并进行详细的跟踪记录，当变更完成之后还要记录结果，作为备查文档存留。

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